Reinigungsplanung mit 5 Schritten zur effizienten Umsetzung

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1: Bedarf erfassen und Raumgruppen bilden

Vor der ersten Zeile im Leistungsverzeichnis steht die Begehung. Erfassen Sie Raumarten, Flächen, Bodenbeläge, Sanitärobjekte, Nutzungszeiten und Zugangsregelungen. Ohne diese Daten ist jede Kalkulation eine Schätzung mit Nachkommastellen.

Klären Sie zuerst, welche Fläche tatsächlich gereinigt wird. Die Nettogrundfläche eines Gebäudes ist nicht die Reinigungsfläche. Abzüge entstehen durch Möblierung, Schächte, Doppelböden, Technikflächen und Bereiche, die nicht begehbar sind.

Bilden Sie Raumgruppen mit ähnlichem Aufwand: Büro, Besprechungsraum, Verkehrsfläche, Sanitärbereich, Teeküche, Technikraum, Lager und Tiefgarage. Jede Gruppe erhält eine eigene Frequenz und einen eigenen Leistungswert. Ein pauschaler Quadratmeterpreis über alle Flächen macht die Steuerung unmöglich.

Bewerten Sie den Verschmutzungsgrad getrennt. Ausschlaggebend sind Nutzerfrequenz, Besucherverkehr, Arbeitszeiten und Witterung im Eingangsbereich. Ein Fotoprotokoll je Raumgruppe hält den Zustand fest und macht spätere Abweichungen nachvollziehbar.

Die Bodenbelagsarten bestimmen das Verfahren. Teppichböden verlangen Saugen und Fleckenbehandlung, elastische Beläge Nebelfeuchtwischen, Naturstein abgestimmte Reinigungsmittel. Erfassen Sie die Flächenanteile je Belagsart, sonst rechnen Sie mit Durchschnittswerten, die auf keinen Bereich passen.

Frequenzen ergeben sich aus Nutzung und Anspruch, nicht aus Gewohnheit. Ein Besprechungsraum mit acht Terminen pro Tag braucht eine andere Behandlung als ein Einzelbüro. Notieren Sie die Begründung je Frequenz, damit sie bei der nächsten Überprüfung nachvollziehbar bleibt.

Für belastbare Zeiten greifen Sie auf Methoden der REFA-Arbeitsorganisation zurück. Die Multimomentaufnahme zeigt über mehrere Tage, welche Tätigkeiten tatsächlich anfallen und wie hoch Rüst- und Wegeanteile sind. Die Zeitaufnahme misst einzelne Verrichtungen mehrfach und möglichst an verschiedenen Wochentagen.

Ergänzend hilft eine kurze Nutzerbefragung. Fragen Sie, welche Flächen Beschwerden auslösen und in welchen Zeitfenstern gereinigt werden darf. Schlüsselregelung, Alarmierung, Umkleidemöglichkeiten und die Lage des Materialraums gehören ebenfalls in die Erhebung.

Erfassen Sie Sanitärobjekte einzeln. Anzahl der Waschbecken, Toiletten, Urinale und Duschen bestimmen den Zeitbedarf stärker als die Quadratmeterzahl. Verbrauchsstellen wie Seifen- und Papierspender gehören in dieselbe Liste.

Orientierungswerte je Raumgruppe

Die folgenden Werte dienen als Startpunkt der Kalkulation und sind objektspezifisch zu prüfen.

Kleine Sanitärbereiche liegen meist am unteren Rand des Leistungswerts, weil Wege und Rüstzeiten kaum zu senken sind. Große, offene Büroflächen erreichen eher den oberen Wert.

Unterschätzte Positionen kosten später Geld: Müllentsorgung, Auffüllen von Seife, Papierhandtüchern und Desinfektionsmitteln, Sonderflecken, Aufsicht und Einweisung von Vertretungskräften. Nehmen Sie diese Posten ausdrücklich ins Verzeichnis auf.

Schritt 2: Leistungen, Frequenzen und Qualitätsstufen festschreiben

Im zweiten Schritt entsteht ein Leistungsverzeichnis, das keine Interpretation offen lässt. Jede Position enthält Verrichtung, Raumgruppe, Fläche, Frequenz, Ausführungsstandard und erlaubtes Zeitfenster.

Prüfbare Formulierungen statt Gummiparagrafen

Die Formulierung entscheidet über spätere Konflikte. Böden reinigen beschreibt keine Leistung. Prüfbar ist eine Beschreibung wie: Böden saugen und nebelfeucht wischen, einschließlich Randbereiche und Flächen unter Möbeln, Mikrofaserbezug nach jeweils 100 m² wechseln.

Frequenzen gehören in eine Matrix aus Raumgruppe und Leistungsart. Tägliche Sanitärreinigung, wöchentliche Bodenpflege und jährliche Grundreinigung stehen dort nebeneinander. Diese Matrix ist später die Grundlage jeder Qualitätsprüfung und jeder Nachkalkulation.

Trennen Sie Erhaltungsreinigung und Grundreinigung sauber. Erhaltungsreinigung erhält den Zustand, Grundreinigung stellt ihn wieder her. Beide Leistungen brauchen eigene Intervalle, eigene Verfahren und eigene Preise.

Klären Sie, wer Verbrauchsmaterial stellt und bezahlt. Papierhandtücher, Toilettenpapier, Seife und Desinfektionsmittel lassen sich als Nebenleistung mit Nachweis oder als Lieferung des Auftraggebers regeln. Die zweite Variante ist transparenter, bindet aber Personal im Einkauf.

Qualitätsstufen und Prüfmethoden

Qualität braucht einen Bewertungsrahmen. DIN 77400 beschreibt für die Gebäudereinigung Raumgruppen, Leistungsbereiche und Qualitätsstufen. DIN EN 13549 liefert Grundanforderungen an Qualitätsmesssysteme. Übliche Prüfmethoden sind Sichtprüfung, Wischprobe und dokumentierte Bewertungsschlüssel.

Die Normungsarbeit zu Reinigungsdienstleistungen und Gebäudemanagement betreut beim DIN der Normenausschuss für Reinigungsdienstleistungen und Gebäudemanagement. Dort finden Sie den aktuellen Stand der Normen und die zuständigen Gremien.

Legen Sie Qualitätsstufen, Prüfrhythmus und Prüfumfang im Vertrag fest, ebenso die Folgen: Mängelrüge, Nachbesserungsfrist, Wiederholungsprüfung, Eskalation. Ohne definierte Methode wird jede Qualitätsdebatte zur Geschmacksfrage.

Dokumentationspflichten gehören ins Verzeichnis. Wer prüft wann mit welchem Protokoll, wer unterschreibt, wie lange Nachweise aufbewahrt werden, welche Sicherheitsdatenblätter übergeben werden. Das klingt nach Formalie, verhindert aber die meisten Streitfälle.

Reinigungschemie, Hygiene und Textilien

Reinigungschemie und Hygiene planen Sie gemeinsam. Konzentrate mit Dosiergeräten senken Verbrauch, Verpackungsmüll und Fehldosierung. Wirkstoffe, Umweltauswirkungen und Anwendungsgrenzen bündelt das Umweltbundesamt in seinen Informationen zu Wasch- und Reinigungsmitteln.

In Gesundheits-, Pflege- und Gemeinschaftseinrichtungen kommt der Hygieneplan nach Paragraf 36 des Infektionsschutzgesetzes hinzu. Desinfektionsmittel, Einwirkzeiten und Schutzkleidung gehören dann in das Leistungsverzeichnis und nicht in eine Randnotiz.

Textilien gehören ebenfalls in den Plan. Farbcodierung je Bereich, definierte Wechselintervalle, Waschtemperatur und die Trennung von Sanitär- und Küchentextilien verhindern Keimverschleppung und ersparen Diskussionen bei Begehungen.

Regeln Sie Nebenleistungen und Reaktionszeiten. Typisch sind Sonderreinigung nach Aufwand, Glasreinigung nach Fläche, Winterdienst als getrennte Position sowie eine feste Reaktionszeit bei Störungen wie Wasserschäden oder Verunreinigungen in Sanitäranlagen.

Definieren Sie den Umgang mit Sonderwünschen. Kurzfristige Zusatzarbeiten nach Veranstaltungen oder Umzügen brauchen ein Verfahren mit Stundensatz, Freigabe und Nachweis.

Schritt 3: Zeitbedarf und Kosten kalkulieren

Erst rechnen, dann vergeben. Die Grundformel lautet: Zeitbedarf gleich Fläche geteilt durch Leistungswert, multipliziert mit der Häufigkeit. Dazu kommen Zuschläge für Rüstzeit, Wegezeit, Verteilzeit und Erholungszeit.

Zuschläge sollten gemessen und nicht geraten werden. Eine Multimomentaufnahme liefert den tatsächlichen Anteil unproduktiver Zeiten. Üblich sind Werte zwischen 8 und 15 Prozent, abhängig von Objektgröße, Wegen und Aufzugszeiten.

Rüstzeiten werden häufig übersehen. Material holen, Maschinen aufbauen, Wasser füllen, Textilien wechseln und am Ende alles zurückräumen: Diese Zeiten fallen pro Einsatz an, nicht pro Quadratmeter. Bei mehreren Gebäuden kommt Fahrzeit hinzu.

Tarifliche Zuschläge verändern die Rechnung deutlich. Nachtarbeit, Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit im Gebäudereiniger-Handwerk sind zuschlagspflichtig. Für dieses Handwerk gilt zudem ein allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn, dessen Sätze das Bundesministerium für Arbeit und Soziales veröffentlicht. Kalkulieren Sie mit den Werten, die im Leistungszeitraum voraussichtlich gelten.

Rechenbeispiel für ein Bürogebäude

Beispielrechnung mit angenommenen Werten, kein Angebotspreis und keine Marktaussage.

Grundzeit: 22,3 Stunden je Reinigungstag. Mit einem Zuschlag von 12 Prozent für Rüst- und Wegezeiten sind es rund 25 Stunden pro Tag. Bei 21,7 Reinigungstagen pro Monat entstehen etwa 543 Stunden monatlich.

Mit einem angenommenen Verrechnungssatz von 24 Euro netto je Stunde ergeben sich rund 13.000 Euro netto pro Monat. Das sind etwa 3,25 Euro netto je Quadratmeter und Monat. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer liegt der Bruttobetrag bei rund 15.470 Euro pro Monat.

Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Markt. Verrechnungssätze für Unterhaltsreinigung liegen je nach Region, Tarifbindung und Leistungsumfang grob zwischen 22 und 35 Euro netto je Stunde. Ein Angebot weit darunter bedeutet fast immer weniger Zeit pro Quadratmeter.

Kostenstruktur prüfen

Sonderleistungen kalkulieren Sie getrennt. Grundreinigung, Glasreinigung, Teppichreinigung und Winterdienst haben eigene Leistungswerte. Im Monatspreis vermischt, verschwindet die wichtigste Steuerungsgröße.

Rechnen Sie die indirekten Kosten mit. Objektleitung, Ersatzmaschinen, Verbrauchsmaterial, Schulungen und Ausfallrisiko tauchen in vielen Angeboten nicht auf, gehören aber in die Gesamtbetrachtung.

Maschinenkosten stehen selten auf dem Preisblatt. Einscheibenmaschine, Nasssauger, Scheuersaugmaschine und Dampfreiniger haben eigene Leistungswerte, Abschreibungen und Wartungskosten. Wer sie pauschal einrechnet, verliert den Überblick über die Wirtschaftlichkeit einzelner Verfahren.

In der Gebäudereinigung entfällt der überwiegende Teil der Kosten auf Löhne, ein kleinerer Teil auf Material, Maschinen, Verwaltung sowie Wagnis und Gewinn. Fragen Sie im Angebot nach dieser Aufteilung. Wer sie offenlegt, kalkuliert nachvollziehbar und lässt sich bei Nachträgen besser prüfen.

Ohne einen Anteil für Wagnis und Gewinn fehlen dem Dienstleister Mittel für Ersatzpersonal, Nachbesserungen und Preissteigerungen. Die Folgen zeigen sich meist in der zweiten Vertragshälfte.

Schritt 4: Vergabe und Steuerung aufsetzen

Das Leistungsverzeichnis geht als strukturierte Datei an die Bieter, üblich ist das GAEB-Format für den Austausch von Leistungsverzeichnissen. Ergänzen Sie Preisblätter, Eignungskriterien sowie Angaben zu Tarifbindung, Nachunternehmern, Objektleitung und Einarbeitung.

Vergabeunterlagen und Vertrag

Öffentliche Auftraggeber können Umweltkriterien verbindlich vorgeben. Praxisleitfäden und Leistungsblätter zur umweltfreundlichen Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen stellt das Umweltbundesamt bereit.

Im Vertrag regeln Sie Laufzeit, Preisgleitklausel mit Kopplung an Tarifabschlüsse, Nachkalkulationsrecht, Vertretungsregelung, Dokumentationspflichten und Schlüsselverwaltung. Eine Preisgleitklausel ohne klare Bezugsgröße wird schnell zum Streitfall.

Prüfen Sie die Nachunternehmerkette. In der Gebäudereinigung ist Untervergabe üblich, besonders bei Glas- und Fassadenreinigung sowie bei Sonderreinigungen. Verlangen Sie eine Liste mit Namen und Nachweisen sowie eine Regelung, wer die Verantwortung gegenüber dem Auftraggeber trägt.

Vereinbaren Sie eine Einarbeitungsphase mit fester Ansprechperson und dokumentierter Einweisung. Neue Objektleitungen und Springer brauchen dieselbe Einweisung, sonst schwankt die Qualität mit der Personalplanung des Dienstleisters.

Organisatorisches entscheidet über den Alltag: Materialraum, Wasseranschluss, Strom, Müllstellplatz, Zutrittszeiten und Parkplätze. Fehlt einer dieser Punkte, sinkt die Produktivität jeden Tag aufs Neue, ohne dass es im Vertrag sichtbar wird.

Kalkulieren Sie die Schnittstellen zu anderen Gewerken. Haustechnik, Grünpflege, Schädlingsbekämpfung und Abfallentsorgung greifen in dieselben Flächen ein. Ohne Abgrenzung entstehen Lücken, die niemand bezahlt.

Software und Schnittstellen

Bei der Software trennen Sie zwei Ebenen. CAFM-Systeme wie Planon, IBM TRIRIGA, Archibus oder Speedikon verwalten Flächen, Raumgruppen und Aufträge. Reinigungsspezifische Anwendungen ergänzen Plantafeln, Leistungsverzeichnisse und mobile Nachweise.

Entscheidend sind die Schnittstellen. Flächendaten kommen aus dem CAFM, Zeiten aus der Personaleinsatzplanung, Kosten aus der Buchhaltung. Ohne Schnittstelle entstehen drei Datenstände, die niemand zusammenführt. Prüfen Sie vor dem Kauf, welche Exporte und Standards unterstützt werden.

Arbeitsschutz und Steuerung

Arbeitsschutz gehört in die Ausschreibung. Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, persönliche Schutzausrüstung, Umgang mit Konzentraten, Rutschgefahr auf feuchten Böden und sichere Maschinenbedienung sind Pflichtthemen. Grundlagen und Präventionsmaterial zu Reinigungsarbeiten stellt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung bereit.

Die Steuerung braucht feste Formate: benannte Ansprechpartner, aktuelle Plantafel, monatliches Reporting mit Soll- und Ist-Stunden sowie ein Verfahren für Änderungen bei Umzügen, neuen Flächen oder Schließungen.

Steuerungsrunden ohne Daten sind Gesprächskreise. Bringen Sie Ist-Stunden, Prüfergebnisse und Verbrauchszahlen mit. Dann lassen sich Abweichungen in Minuten klären statt in Vermutungen.

Schritt 5: Qualität messen und nachjustieren

Messen Sie mit festgelegtem Schlüssel: Stichprobenumfang, Bewertung je Raumgruppe, Dokumentation. Bewährt sind wöchentliche Sichtprüfungen durch die Objektleitung des Dienstleisters und eine gemeinsame Begehung pro Monat.

Vier Kennzahlen genügen für den Anfang: Qualitätsindex aus den Prüfungen, Beschwerden pro Monat, Ist-Stunden je 1.000 m² und Reinigungsmittelverbrauch je m². Ergänzend lohnt der Blick auf Fluktuation und Vertretungsquote beim Dienstleister.

Nachkalkulation ist der Kern der Erfolgskontrolle. Vergleichen Sie nach sechs bis zwölf Monaten die geleisteten Stunden mit dem Plan. Abweichungen über 10 Prozent haben Ursachen: höhere Frequenzen, neue Flächen, ungeplante Sonderarbeiten oder falsche Leistungswerte.

Planen Sie die Nachkalkulation mit denselben Raumgruppen, die der Ausschreibung zugrunde lagen. Nur so sehen Sie, welche Raumgruppe aus dem Ruder läuft und wo Frequenz oder Leistungswert angepasst werden müssen.

Justieren Sie dann nach: Frequenzen anpassen, Flächen aus dem Katalog nehmen, Reinigung freie Bereiche definieren und Nutzerverhalten adressieren. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz und getrennte Abfallströme senken den Zeitbedarf spürbar.

Etablieren Sie einen einfachen Beschwerdeweg für Nutzer. Ein Formular oder eine feste E-Mail-Adresse mit Rückmeldung innerhalb eines Arbeitstages verhindert, dass sich Unmut über Monate sammelt und erst in der nächsten Ausschreibung entlädt.

Prüfen Sie auch die Dokumentation. Reinigungsnachweise, Sicherheitsdatenblätter, Unterweisungsprotokolle und Prüfberichte müssen auffindbar sein. Bei Audits oder Begehungen durch Aufsichtsbehörden entscheidet das über den Ausgang.

Definieren Sie Eskalationsstufen. Erstes Mittel ist die Nachbesserung mit Frist, danach eine Sonderprüfung, danach eine Vertragsstrafe, wenn sie vereinbart ist. Ohne diese Stufen bleibt nur der Ärger.

Halten Sie jede Änderung schriftlich fest und passen Sie Leistungsverzeichnis, Plantafel und Kalkulation gemeinsam an. Sonst laufen Vertragstext und Praxis auseinander, und die nächste Ausschreibung startet mit falschen Zahlen.

Setzen Sie die jährliche Überprüfung als festen Termin in den Kalender, nicht als Reaktion auf Beschwerden. Legen Sie sie vor die Haushaltsplanung, damit Änderungen noch in die Budgets einfließen können.

Zeitfenster und Nutzerabstimmung

Falsche Zeitfenster kosten mehr als falsche Leistungswerte. Reinigung während der Arbeitszeit spart Wege und Zuschläge, stört aber Nutzer und Besprechungen. Reinigung außerhalb der Kernzeiten vermeidet Konflikte und erzeugt Zuschläge.

Prüfen Sie je Raumgruppe, wann gearbeitet werden kann. Sanitärbereiche brauchen feste Fenster, weil sie selten länger als eine Stunde leer stehen. Verkehrsflächen lassen sich früh morgens oder nach Feierabend bearbeiten.

Bei Arbeit außerhalb der üblichen Zeiten kommen Mitbestimmung und Zugangsregelungen ins Spiel. Klären Sie frühzeitig, welche Bereiche alarmgesichert sind, wer Schlüssel erhält und wie die Anwesenheit dokumentiert wird.

Stimmen Sie die Reinigung mit anderen Dienstleistern ab. Kuriere, Wartungstechnik und Poststellen nutzen dieselben Flure. Ohne Abstimmung wird die gerade gewischte Fläche mehrfach begangen, bevor sie trocken ist.

Kommunizieren Sie den Plan an die Nutzer. Aushänge mit Ansprechpartner, Reinigungszeiten je Bereich und Beschwerdeweg reduzieren Rückfragen und erzeugen Akzeptanz für die Frequenzentscheidungen.

Typische Schwachstellen im Reinigungsplan

Prüfen Sie den eigenen Plan gegen diese Checkliste:

Diese Punkte verursachen die meisten Nachträge und Qualitätsdebatten. Wer sie vor der Vergabe klärt, spart sich später Verhandlungen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Erstellung einer Reinigungsplanung?

Für ein Objekt mit 3.000 bis 6.000 m² sind zwei bis vier Wochen realistisch: Begehung und Datenerhebung, Auswertung der Zeiten, Erstellung des Leistungsverzeichnisses sowie Abstimmung mit Nutzern und Betriebsrat.

Welche Leistungswerte sind für Büroflächen realistisch?

Für die Unterhaltsreinigung in Büros gelten 200 bis 300 m² pro Stunde als Orientierung. Entscheidend sind Möblierung, Bodenbelag, Besucherfrequenz und die Frage, ob Randbereiche und Flächen unter Möbeln enthalten sind.

Was kostet Software für die Reinigungssteuerung?

CAFM-Systeme werden nach Nutzerzahl und Modulen lizenziert, häufig als Mietmodell. Für kleine Objekte reicht oft eine Plantafel mit mobiler Nachweisfunktion. Holen Sie Angebote inklusive Schnittstellen und Betriebskosten für drei Jahre ein.

Reicht DIN 77400 als Qualitätsnachweis?

Nein. Die Norm liefert einen Rahmen für Raumgruppen, Leistungen und Qualitätsstufen. Prüfungsrhythmus, Stichprobenumfang und Mängelfolgen müssen Sie im Vertrag selbst festlegen.

Wie oft muss die Reinigungsplanung überarbeitet werden?

Mindestens jährlich, bei Umbauten, Nutzungsänderungen oder neuen Flächen sofort. Eine Nachkalkulation nach sechs bis zwölf Monaten zeigt, ob die Zeitansätze noch stimmen.