Wie Sie Gebäudereinigung ausschreiben und Qualität sichern

Das Wichtigste auf einen Blick

Was vor der Ausschreibung zu klären ist

Vor dem ersten Angebot steht die Objektaufnahme. Wer die zu reinigenden Flächen nicht kennt, kann kein belastbares Leistungsverzeichnis erstellen und Angebote nicht sachlich vergleichen. Erfassen Sie Raum für Raum: Nutzungsart, Bodenbelag, Fläche in Quadratmetern, Sanitärobjekte, Glasflächen, Verkehrswege und die Zeiten, in denen gearbeitet werden darf.

Notieren Sie auch, was die Reinigung erschwert. Dazu zählen Treppenhäuser, Aufzüge, Teeküchen, Serverräume, Labore, Werkstätten und Publikumsverkehr. Ein hoher Sanitäranteil erhöht den Aufwand deutlich, weil dort pro Quadratmeter mehr Zeit anfällt als in einem Großraumbüro.

Klären Sie als Nächstes die Grundsatzfrage: Eigenreinigung oder Fremdvergabe? Eigenreinigung bindet Personal, Geräte, Verbrauchsmaterial und Führungszeit. Die Fremdvergabe bringt Flexibilität und eine klare Verantwortung, verlangt aber Steuerung durch das eigene Haus.

Planen Sie die Losbildung. Möglich sind Leistungslose, etwa Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Grundreinigung und Außenanlagen, oder Objektlose bei mehreren Standorten. Ein einziges Los hält den Aufwand klein, mehrere Lose öffnen den Wettbewerb für spezialisierte Betriebe.

Legen Sie Laufzeit und Preisanpassung fest. Üblich sind zwei bis vier Jahre mit Verlängerungsoption. Bei Lohnkostensteigerungen brauchen Sie eine nachvollziehbare Preisanpassungsklausel, sonst tragen Sie das Risiko späterer Nachverhandlungen.

Rechnen Sie mit einem Vorlauf von drei bis sechs Monaten. In dieser Zeit entstehen Flächenlisten, Leistungsverzeichnis, Preisblatt und Vertragsentwurf. Öffentliche Auftraggeber müssen zusätzlich Fristen nach der Vergabeordnung einhalten.

Leistungsverzeichnis aufbauen: Struktur, Frequenzen, Normen

Ein Leistungsverzeichnis für Gebäudereinigung besteht aus vier Teilen: Objektbeschreibung, Leistungsbeschreibung mit Positionen, Preisblatt und Vertragsbedingungen. Die Objektbeschreibung enthält Standort, Nutzung, Öffnungszeiten, Flächenübersicht und Ansprechpartner auf beiden Seiten.

Die Leistungsbeschreibung beschreibt jede Position so genau, dass zwei Bieter denselben Aufwand kalkulieren. Eine Position nennt Leistungsort, Leistungsart, Frequenz, Verfahren, einzusetzende Geräte und Mittel, Ausführungszeitfenster und das erwartete Ergebnis.

Ein Beispiel: "Büro 1.14, 22 m², Teppichboden, saugen einmal pro Woche, Fleckenentfernung nach Bedarf, Zeitfenster werktags zwischen 6 und 8 Uhr." Solche Angaben sind prüfbar. Pauschalen wie "Reinigung nach Bedarf" führen zu Streit.

Für die Gliederung nach Bereichen hat sich die Aufteilung in Unterhaltsreinigung, Sanitärreinigung, Glas- und Rahmenreinigung, Grundreinigung und Sonderreinigung bewährt. Der Normenausschuss Reinigungsdienstleistungen beim DIN betreut das Regelwerk für diese Leistungen.

Die DIN-Normen für Reinigungsdienstleistungen ordnen Reinigungsleistungen in Bereiche und Qualitätsstufen. DIN 77400 beschreibt Leistungsbereiche und Bewertungsmaßstäbe für die Gebäudereinigung, DIN EN 13549 legt fest, wie die Reinigungsqualität objektiv erfasst und bewertet wird. Nehmen Sie beide Normen in die Vertragsgrundlage auf.

Für die Objektaufnahme hat sich eine feste Reihenfolge bewährt:

Reinigungsmittel gehören ausdrücklich ins Verzeichnis. Der Auftraggeber kann umweltfreundliche Produkte und dosierte Anwendung vorschreiben und damit Verbrauch und Abwasserbelastung senken. Das Umweltbundesamt beschreibt, wie Reinigungsmittel und ihre Inhaltsstoffe zu bewerten sind und welche Anforderungen sinnvoll sind.

Für die Beschaffung selbst gibt es zusätzliche Leitfäden. Das Umweltbundesamt stellt Grundlagen und Leitfäden zur umweltfreundlichen Beschaffung bereit, die auch Reinigungsdienstleistungen abdecken. Dort finden Sie Formulierungen für Umweltkriterien, die Sie direkt in die Leistungsbeschreibung übernehmen können.

Achten Sie auf Leistungsnachweise. Verlangen Sie je Objekt und Monat eine dokumentierte Erbringung der Frequenzen, bei Aufwandspositionen mit Stundennachweis. Ohne Nachweis bleibt offen, ob die vereinbarte Frequenz tatsächlich erbracht wurde.

Vergaberegeln: GWB, VgV und UVgO richtig anwenden

Der rechtliche Rahmen für öffentliche Auftraggeber steht im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen regelt unter anderem, wann ein Vergabeverfahren durchzuführen ist und welche Nachprüfungsmöglichkeiten bestehen.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt die Vergabeordnung für Leistungen. Die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge legt Verfahrensarten, Bekanntmachungspflichten, Fristen und die Wertung der Angebote fest. Für Dienstleistungen liegt der Schwellenwert bei 221.000 Euro netto, für oberste Bundesbehörden bei 143.000 Euro netto.

Unterhalb dieser Werte vergibt der Bund nach der UVgO, Länder und Kommunen nach ihren eigenen Vergabeordnungen. Viele Länder haben zusätzlich Tariftreue- und Vergabegesetze, die Mindestlohn, Tariftreue oder Frauenförderung verlangen. Prüfen Sie vor der Bekanntmachung, welche Regelungen an Ihrem Standort gelten.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz fasst den rechtlichen Rahmen und die Verfahren für öffentliche Ausschreibungen&ssu=&ssv=&ssw=&ssx=eyJfX3V6bWYiOiI3ZjkwMDA0OGM5MGQ1Yi0yMmRlLTRhZDEtYWI4Ni04NDBjNThjNjkxODExLTE3ODk4MzEyMzUyMDkwLTAwMWUwZjc1MzUzYjBiNTlmODMxMCIsInV6bXgiOiI3ZmMwMDAxNDcyNjUzYS0zMTMzLTQ1OWMtOWRiZS1mMmJkM2M1YTEwMjIxLTE3ODk4MzEyMzUyMDkwLTAwNTU1ZTUzOThkZDIyYjRiOTkxMCIsInJkIjoiZXZhbHVhdGlvbmVuLWJtd2suZGUifQ==)&ssu=&ssv=&ssw=&ssx=eyJfX3V6bWYiOiI3ZjkwMDA0OGM5MGQ1Yi0yMmRlLTRhZDEtYWI4Ni04NDBjNThjNjkxODExLTE3ODk4MzEyMzUyMDkwLTAwMWUwZjc1MzUzYjBiNTlmODMxMCIsInV6bXgiOiI3ZmMwMDAxNDcyNjUzYS0zMTMzLTQ1OWMtOWRiZS1mMmJkM2M1YTEwMjIxLTE3ODk4MzEyMzUyMDkwLTAwNTU1ZTUzOThkZDIyYjRiOTkxMCIsInJkIjoiZXZhbHVhdGlvbmVuLWJtd2suZGUifQ==) zusammen. Dort sind auch die Verfahrensarten beschrieben, vom offenen Verfahren über das nicht offene Verfahren bis zum Verhandlungsverfahren.

Für Reinigungsdienstleistungen ist meist das offene Verfahren zweckmäßig, weil es den Wettbewerb breit öffnet. Wählen Sie das Verfahren nach Auftragswert, Dringlichkeit und Komplexität, nicht nach Gewohnheit.

Die Eignung prüfen Sie in drei Stufen: Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Verlangen Sie Referenzen vergleichbarer Objekte, Nachweise zur Sozialversicherung und zur Tariftreue sowie Angaben zu Personalstärke und Vertretungsregelung.

Die Zuschlagskriterien müssen in der Bekanntmachung stehen und gewichtet sein. Neben dem Preis sind Qualitätskonzept, Personalplanung, Qualitätssicherung, Umweltaspekte und Notfallkonzept übliche Kriterien. Ein Zuschlag allein nach dem niedrigsten Preis ist rechtlich möglich, erhöht aber das Risiko schlechter Ausführung.

Behalten Sie die Fristen im Blick. Bieter können Vergabeverstöße rügen, und vor den Vergabekammern des Bundes oder der Länder läuft ein Nachprüfungsverfahren. Eine saubere Dokumentation des Verfahrens ist der beste Schutz gegen erfolgreiche Rügen.

Angebote vergleichen und Preise plausibilisieren

Vergleichen Sie nie nur die Jahressumme. Rechnen Sie jedes Angebot auf dieselbe Mengenbasis um und prüfen Sie, ob alle Positionen bepreist wurden. Fehlende Einzelpreise sind ein Warnsignal, weil sie später als Nachträge auftauchen.

Prüfen Sie die Kalkulation stichprobenartig. Ein Angebot sollte Lohnanteil, Material, Geräte, Wegezeiten, Verwaltung und Wagnis enthalten. Wer einen Quadratmeterpreis nennt, der rechnerisch unter dem Lohnaufwand liegt, wird die Leistung nicht dauerhaft erbringen.

Beispielrechnung für ein Bürogebäude mit 3.200 Quadratmetern und wöchentlicher Unterhaltsreinigung:

Die Spanne ist breit, weil Sanitäranteil, Frequenz, Beläge und Zeitfenster den Aufwand stark verändern. Ein Objekt mit täglicher Sanitärreinigung und Publikumsverkehr liegt am oberen Rand, ein reines Verwaltungsgebäude mit geringer Nutzung am unteren.

Lassen Sie sich die Kalkulation für die drei teuersten Positionen erläutern. So erkennen Sie, ob ein Angebot auf realistischen Zeitwerten beruht. Achten Sie außerdem auf die allgemeinverbindlichen Lohnuntergrenzen im Gebäudereinigerhandwerk und auf die Tariftreuevorgaben des jeweiligen Landes.

Bewerten Sie die Qualitätskonzepte mit derselben Sorgfalt wie den Preis. Prüfen Sie, wie der Bieter Qualität messen will, welche Software er einsetzt, wie er Vertretungen organisiert und wie schnell er auf Beschwerden reagiert. Diese Angaben gehören in die Wertungsmatrix mit nachvollziehbarer Punktvergabe.

Qualität sichern: Prüfungen, Kennzahlen, Mängelmanagement

Qualität entsteht nicht durch Vertrauen, sondern durch wiederkehrende Prüfung. Vereinbaren Sie mit DIN EN 13549 ein Messverfahren und legen Sie fest, wie oft geprüft wird, wer prüft und wie die Ergebnisse dokumentiert werden.

Arbeiten Sie mit Stichproben. Monatlich werden je Raumgruppe mehrere Räume zufällig ausgewählt und nach festen Kriterien bewertet, etwa Sauberkeit von Boden, Oberflächen, Sanitärobjekten und Verbrauchsmaterial. Aus den Einzelbewertungen entsteht ein Punktwert je Objekt.

Verknüpfen Sie diesen Punktwert mit Folgen. Üblich sind eine Nachbesserungsfrist, ein Malus oder eine Vertragsstrafe bei wiederholter Unterschreitung und ein Bonus bei dauerhaft guter Leistung. Wichtig ist, dass die Folgen vor Vertragsschluss vereinbart wurden.

So läuft ein geordnetes Mängelmanagement:

Führen Sie ein monatliches Qualitätsgespräch mit Objektleitung und Reinigungsleitung. Besprechen Sie Punktwerte, Beschwerden, Personalwechsel und anstehende Sonderleistungen. Kurze, regelmäßige Termine verhindern, dass sich Konflikte über Monate aufstauen.

Binden Sie die Nutzer ein. Ein einfaches Meldesystem, etwa ein Formular im Intranet oder ein Aushang in den Sanitärbereichen, liefert früh Hinweise auf Probleme. Filtern Sie die Meldungen, damit Bagatellen den Betrieb nicht bestimmen.

Kontrollieren Sie auch die eingesetzte Ausstattung. Dosiersysteme, Farbcodierung der Reinigungstextilien und getrennte Geräte für Sanitär und Küche sind Hygieneanforderungen, die sich prüfen lassen. Verstöße gehören in dieselbe Mängellogik wie Schmutz.

Ein letzter Baustein ist die Einarbeitung. Neue Reinigungskräfte brauchen eine Einweisung in Objekt, Mittel, Geräte und Sicherheitsregeln. Verlangen Sie eine dokumentierte Einweisung, sonst sinkt die Qualität bei jedem Personalwechsel.

Häufige Fragen

Wann gilt die VgV und wann die UVgO?

Die VgV gilt für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte, für Dienstleistungen bei 221.000 Euro netto und bei 143.000 Euro netto für oberste Bundesbehörden. Darunter vergibt der Bund nach der UVgO, Länder und Kommunen nach ihren eigenen Vergabeordnungen.

Welche Normen sollte der Reinigungsvertrag nennen?

DIN 77400 für Leistungsbereiche und Qualitätsstufen sowie DIN EN 13549 für die Messung der Reinigungsqualität. Beide Normen zusammen liefern die Grundlage für prüfbare Qualitätsziele und ein einheitliches Bewertungsverfahren.

Wie oft muss die Reinigungsleistung kontrolliert werden?

Monatliche Stichproben je Raumgruppe sind praktikabel. Bei sensiblen Bereichen wie Sanitär, Küche oder Klinik sind wöchentliche Prüfungen sinnvoll. Entscheidend ist, dass die Prüfung nach festen Kriterien erfolgt und schriftlich dokumentiert wird.

Wie reagiere ich auf ein unplausibel niedriges Angebot?

Fordern Sie eine Aufklärung der Kalkulation für die teuersten Positionen an. Lässt sich der Preis nicht nachvollziehbar begründen, können Sie das Angebot ausschließen. Die Begründung muss im Vergabevermerk dokumentiert werden.

Was tun bei wiederkehrenden Mängeln?

Mängel mit Frist rügen, Nachbesserung prüfen und vereinbarte Sanktionen anwenden. Bringen mehrere Mängel keinen Erfolg, ist ein Gespräch über Personalwechsel, Schulung oder Vertragsbeendigung der nächste Schritt. Die Dokumentation aus den Prüfprotokollen ist dabei Ihre Grundlage.